“มีแต่งานเต็มไปหมดเลย แต่ไม่รู้จะเริ่มทำชิ้นไหนก่อนดี อยากให้ 1 วันมีสัก 28 ชั่วโมงได้ไหมเนี่ย”
ขึ้นชื่อว่าการทำงาน ก็ย่อมเต็มไปด้วยปริมาณ และความท้าทาย ไหนจะเป็นงานที่ต้องส่งภายในสัปดาห์นั้น หรืองานด่วนที่เจ้านายต้องการก่อนเย็นวันเดียวกัน ซึ่งบ่อยครั้ง ภาระงานเหล่านี้ถาโถมเข้ามาหาเราภายในคราวเดียว จนเราไม่อาจทันตั้งตัว และทำให้เราไม่สามารถทำงานให้เสร็จสิ้นได้
ยิ่งเมื่อไม่มีอะไรเสร็จอย่างเป็นชิ้นเป็นอันแบบนี้ คุณอาจหันมาโทษตัวคุณเอง ว่าเป็นต้นเหตุของงานที่คั่งค้างทั้งหลาย กลายเป็นผลร้ายต่อทั้งสุขภาพกายและสุขภาพจิตอย่างที่ไม่ควรจะเป็น หากไม่มีการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงาน วงจรอุบาทว์นี้ก็จะวนกลับมาหลอกหลอนคุณอยู่เรื่อยๆ ในทุกครั้งที่คุณจัดการตนเองไม่ได้
- ลองหันมาวางแผนการทำงานไหม
- แพลนเนอร์ช่วยเรียงความสำคัญของงาน
- กำหนดเป้าหมายในชีวิตของเราได้
- แพลนเนอร์เป็นเครื่องสร้างเวลาของเรา
- ช่วยลดความเครียดจากการทำงาน
- ประสิทธิภาพในการทำงานของเราที่เพิ่มขึ้น
- แพลนเนอร์ช่วยส่งเสริมระบบความจำของเรา
- เสมือนเพื่อนร่วมเดินทางในชีวิตของเรา
- ก้าวแรกของนิสัยที่ดี ที่สร้างได้ด้วยตัวเอง
- การได้กาทับแพลนเนอร์เป็นความสู่ขิต
- ชีวิตเปลี่ยนไป ด้วยกระดาษไม่กี่แผ่น
ลองหันมาวางแผนการทำงานไหม
ปัญหาที่กล่าวมาทั้งหมด ถ้าจะให้พูด ก็เปรียบเสมือนปัญหาของเส้นผมไม่กี่เส้นที่บังภูเขาจนมิด แต่เราสามารถแก้ไขปัญหานี้ได้ ด้วยสมุดหนาพอดี 1 เล่ม หรือหน้าจอขนาดเท่าฝามือ 1 จอ ทางแก้ที่ว่านี้ มาในชื่อของสิ่งที่เรียกว่า “แพลนเนอร์” หรือบันทึกการวางแผน
เราจะลองมาสำรวจประโยชน์ทั้งหมดของแพลนเนอร์ เพื่อที่คุณผู้อ่านจะสามารถนำไปปรับใช้ในการวางแผนการทำงานในปีที่จะถึงนี้ ถ้าพร้อมแล้ว เรามาดูกันเลยครับ
แพลนเนอร์ช่วยเรียงความสำคัญของงาน
หลายต่อหลายครั้ง ที่เราต้องเผชิญหน้ากับงานหลายชิ้นพร้อมๆ กัน อาจทำให้เราหลงลืมรายละเอียด หรือแม้แต่เวลากำหนดส่งงานบางชิ้นไปโดยไม่ตั้งใจ ซึ่งถือเป็นหายนะอย่างมาก หากมองในมุมของเจ้านายหรือผู้สั่งงาน ที่ต้องการงานคุณภาพดีภายในเวลาที่กำหนด
การบันทึกสิ่งที่ต้องทำลงในแพลนเนอร์ช่วยให้เรามองเห็นงานทั้งหมดเป็นภาพรวม และช่วยให้เห็นวันกำหนดส่งงานได้ชัดเจน ทำให้เราแยกแยะได้ว่า ควรทำงานไหนก่อน และงานไหนสามารถเก็บไว้ทำทีหลังได้ โดยดูจากความสำคัญและความด่วนของงานแต่ละชิ้น
กำหนดเป้าหมายในชีวิตของเราได้
หน้ากระดาษบนสมุดแพลนเนอร์ไม่ได้มีเอาไว้เพื่อจดสิ่งที่ต้องทำในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งเพียงเท่านั้น แต่เราสามารถวางแผนระยะยาวหรือเป้าหมายชีวิต (Lifetime goal) ของเรา ผ่านการเขียนขั้นตอน หรือวิธีการโดยละเอียดเพื่อไปสู่เป้าหมายดังกล่าวได้อีกด้วย
หากเป้าหมายของเราคือการเป็นเจ้าของบ้านก่อนอายุ 30 สิ่งที่เราเขียนลงไปในแพลนเนอร์อาจเป็นขั้นตอน หรือรายละเอียดสิ่งที่ต้องทำ เพื่อนำเราไปสู่การมีบ้านเป็นของตัวเองเช่นแผนการออมเงิน แผนการใช้จ่าย กองทุนที่น่าสนใจ หรือแม้แต่การวางแผนทำอาชีพเสริม ทั้งหมดนี้เพื่อขยับเข้าใกล้ความฝันของเรา
แพลนเนอร์ยังช่วยในการวางแผนเป้าหมายของเรา เพราะเราสามารถย้อนกลับมาเปิดดูสิ่งที่เราได้ทำไป เพื่อทบทวนหรือปรับเปลี่ยนแนวทางการเดินไปหาเป้าหมายของเราในอนาคต
แพลนเนอร์เป็นเครื่องสร้างเวลาของเรา
“ไม่ค่อยมีเวลาเลยช่วงนี้ ทำแต่งาน” เคยบอกใครต่อใครแบบนี้ไหมครับ แต่มันเป็นอย่างนั้นจริงหรือเปล่า เรามักคิดว่า เราไม่มีเวลาเหลือแล้วใน 1 วัน แต่ที่จริงแล้ว เราอาจกำลังวางแผนการ “ใช้เวลา” ของเราไม่ดีพอต่างหาก
แพลนเนอร์จะเป็นเสมือนโดรนที่ฉายภาพมุมสูงให้เราเห็น ว่าเรามีงานที่ต้องทำหรือต้องรับผิดชอบในเวลาใดบ้าง งานไหนที่ต้องทำให้เสร็จภายในวันนี้ สัปดาห์นี้ หรืองานไหนที่ไม่ได้รีบเร่งและสามารถเลื่อนออกไปก่อนได้
การมองเห็นงานในลักษณะนี้ นอกจากช่วยให้เราจัดสรรเวลาสำหรับการทำงานได้ดีขึ้นแล้ว ยังช่วยให้เรามองเห็นเวลาที่เหลือ เวลาที่เราสามารถนำไปทำอะไรต่อมิอะไรได้มากมาย ทั้งงานอดิเรกที่เรารับปากตัวเองว่าจะทำ งานสังสรรค์พบปะเพื่อนฝูงที่เราอยากไป หรือแม้กระทั่งการเปลี่ยนเวลาเหล่านั้นให้กลายเป็นเวลาพักผ่อนที่เราถวิลหามาเนิ่นนาน
ช่วยลดความเครียดจากการทำงาน
ความเครียดจากการทำงานเกิดจากหลายสาเหตุ แต่หนึ่งในนั้นคือการที่เราไม่สามารถจัดการงานของเราได้ตามที่เราคาดหวัง เพราะด้วยปริมาณงานที่มากเกินไป และเดดไลน์ที่กำลังคืบคลานเข้ามาหาเราเรื่อยๆ หากปล่อยให้เป็นเช่นนี้ต่อไป ความเครียดจะกัดกินจนอาจทำให้เราหมดไฟในการทำงานได้
ความกังวลและความเครียดเหล่านี้ มาจากการที่เราไม่สามารถควบคุมการทำงานของเราได้ ไม่รู้ว่าต้องทำงานชิ้นไหนก่อน หรืองานชิ้นไหนควรเสร็จสิ้นแล้ว ซึ่งแพลนเนอร์จะช่วยให้เราควบคุมการทำงานตรงนี้ของเราได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และทำให้ความเครียดที่เป็นผลพวงมาจากการทำงานลดน้อยลงไปด้วย
ประสิทธิภาพในการทำงานของเราที่เพิ่มขึ้น
งานวิจัยชิ้นหนึ่งระบุว่า การทำงานพร้อมกันหลายอย่าง (Multitasking) ทำลายประสิทธิภาพการทำงานของเรามากถึง 64 เปอร์เซ็นต์ ซึ่งหากเป็นเครื่องจักรตามโรงงาน ก็คงจะถูกโละทิ้งไปเรียบร้อยแล้ว
ในทางกลับกัน การใช้แพลนเนอร์ช่วยให้เราเรียงลำดับความสำคัญของงานได้ และรู้ว่าควรทำงานชิ้นใดก่อน ทำให้เราไม่ต้องทำหลายงานพร้อมกัน หรือทำสลับกันไปมา เพราะเราสามารถแบ่งสรรปันส่วนปริมาณงานที่เรามีได้อย่างลงตัว ทำให้เราทำงานเสร็จเร็วขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น
แพลนเนอร์ช่วยส่งเสริมระบบความจำของเรา
“ถ้าอยากทำข้อสอบได้ ให้ทำเหมือนกับเราพยายามจะเอาโพยเข้าห้องสอบ คือเขียนทุกอย่างที่อยากจำได้ลงในกระดาษแผ่นเล็ก เขียนเสร็จเมื่อไร เราจะจำข้อมูลในนั้นได้เกือบทั้งหมดแน่นอน”
ก่อนอื่นเลย น้องๆ นักเรียนนักศึกษาที่เข้ามาอ่านบทความนี้ครับ การเอาโพยเข้าห้องข้อสอบเป็นสิ่งไม่ดีอย่างยิ่งนะครับ
ประเด็นคือ ทำไมเราถึงจำสิ่งที่เราจดได้แม่นยำกว่าการที่เราพยายามจำเฉยๆ มันเป็นไปได้อย่างไรกันนะ
เป็นไปได้ครับ การเขียนช่วยให้สมองทำงานหนักกว่าการท่องจำธรรมดา อีกทั้งยังต้องใช้สมองหลายส่วนในการเขียน ทำให้สมองมีการสั่งการที่ละเอียดกว่า จึงทำให้เราจดจำสิ่งที่เขียนได้มากขึ้น การเขียนแพลนเนอร์จึงเป็นเหมือนการย้ำเตือนให้เราจดจำสิ่งสำคัญที่เราต้องทำอีกทางหนึ่งนั่นเอง
เสมือนเพื่อนร่วมเดินทางในชีวิตของเรา
เพราะเราบันทึกแทบทุกอย่างลงในแพลนเนอร์ ทั้งชีวิตการทำงาน งานอดิเรก หรือเวลาส่วนตัว แพลนเนอร์จึงเปรียบเสมือนกล่องสมบัติที่เก็บความทรงจำของเราเอาไว้ เป็นที่ๆ เราสามารถทบทวน พิจารณาและเก็บบทเรียนในอดีตไปเป็นแรงผลักดันในอนาคตได้
หากเราบันทึกเป้าหมายชีวิตลงไป แพลนเนอร์จะเป็นเสมือนเพื่อนบอกทาง ทั้งเส้นทางที่เราเดินผ่านมา และหนทางที่เรายังต้องเดินต่อไป อีกทั้งยังค่อยเตือนเราถึงข้อผิดพลาดที่เราทำลงไป เป็นเหมือนการพยุงเราให้ยังอยู่ในเส้นทาง โดยมีแพลนเนอร์เป็นเหมือนป้ายบอกทางนั่นเอง
ก้าวแรกของนิสัยที่ดี ที่สร้างได้ด้วยตัวเอง
การหมั่นบันทึกเป้าหมายและสิ่งที่ต้องทำเป็นประจำจะช่วยสร้างทัศนคติใหม่ของการทำงานให้กับเรา ทำให้เราแยกแยะความสำคัญ ความเร่งด่วน รวมถึงเวลาส่วนตัวและเวลาทำงานได้ดีขึ้น
อีกทั้งการใช้แพลนเนอร์กับเรื่องชีวิตประจำวันจะช่วยให้เราเข้าใจรูปแบบชีวิตของตัวเอง และทำให้รู้วิธีปรับเปลี่ยนพฤติกรรม หรือลักษณะการใช้ชีวิตของเรา เพื่อนำไปสู่คุณภาพชีวิตที่ดีกว่าเดิม
การได้กาทับแพลนเนอร์เป็นความสู่ขิต
ข้อนี้ไม่ต้องอธิบายให้มากความ หลายคนย่อมเข้าใจความรู้สึกของการใช้ปากกาขีดทับงานที่เราทำเสร็จแล้ว เป็นความรู้สึกที่น่าพอใจอย่างบอกไม่ถูกเลยใช่ไหมล่ะครับ และหากเราทำอย่างนี้ได้ในวันนั้น เราก็ย่อมอยากทำมันอีกครั้ง ในวันต่อๆ ไป
ชีวิตเปลี่ยนไป ด้วยกระดาษไม่กี่แผ่น
การจัดการที่ดีจะเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานและเวลาส่วนตัวที่มีคุณภาพของเรา เพราะหากเราจัดการงานต่างๆ ได้ เราจะมีเวลาและโอกาสในการทำกิจกรรมอื่นๆ มากขึ้น เป็นเสมือนภูมิคุ้มกันสภาวะหมดไฟในการทำงาน
เราไม่จำเป็นต้องทำงาน 3 งานพร้อมกัน เป็นผู้บริหารบริษัทดัง หรือแม้กระทั่งเป็นคนที่อยู่ในวัยทำงาน ทุกคนสามารถใช้แพลนเนอร์เพื่อจัดสรรเวลาของตัวเองได้ และเชื่อเถอะว่า เราจะได้ประโยชน์จากการวางแผนและจัดการชีวิตอย่างแน่นอน เหมือนที่นักเขียนชาวอเมริกันอย่าง เดล คาร์เนกี้เคยกล่าวไว้ว่า
“จงเสียเวลา 1 ชั่วโมงเพื่อวางแผน ดีกว่าเสีย 10 ชั่วโมงกับการลงมือทำอย่างไร้ทิศทาง”
หากคุณกำลังมองหาแพลนเนอร์ดีๆ สัก 1 เล่มสำหรับปีที่จะถึงนี้ ขอให้ Kaidee Marketplace ช่วยคุณวางแผนและจัดการเรื่องนี้เอง ลองแวะเข้ามาดูแพลนเนอร์ที่วางขายบนเว็บไซต์ของเราดู รับรองว่ามีมากมายจนคุณเลือกไม่ถูก จนไม่รู้จะซื้อเล่มไหนเลยครับ
