ดีไซน์ออฟฟิศยุคหลังโควิด WFH : Work From Home, Heaven or Hell ?

Property Specialist

ดีไซน์ออฟฟิศยุคหลังโควิด WFH : Work From Home, Heaven or Hell ?

การแพร่ระบาด COVID-19 ตลอดระยะเวลาที่ผ่านมาสร้างความเปลี่ยนแปลงต่อโลกและวิถีชีวิตของผู้คนโดยฉับพลัน หนึ่งในตัวอย่างที่เห็นได้ชัดจากภาคการทำงานคือการที่องค์กรประกาศให้พนักงาน Work From Home ซึ่งเป็นนโยบายที่หลายๆ บริษัทไม่เคยใช้และอาจไม่เคยคิดมาก่อนด้วยซ้ำ! 

แต่ด้วยสถานการณ์บังคับ ทุกคนจึงต้องปรับตัวและเรียนรู้ไปตามวิถี WFH เรา VDO Conference กันบ่อยขึ้น ใช้เอกสารออนไลน์แทนการพริ้นท์กระดาษ เลือกเทคโนโลยีเพื่อช่วยให้การทำงานสัมฤทธิ์ผล และอื่นๆ อีกมากมาย ที่พาลให้คนทำงานจำนวนไม่น้อยรู้สึกก่ำกึ่งว่าตัวเองกำลัง Work From Home หรือ Work From Heaven หรือ Work From Hell กันแน่

ความเปลี่ยนแปลงดังกล่าวยังส่งผลกระทบต่อเนื่องถึงการออกแบบออฟฟิศในอนาคต ซึ่งใน Online Session ของงาน Creative Talk Conference หรือ CTC 2021 ได้หยิบยกประเด็นนี้มาพูดคุยผ่านหัวข้อ “WFH : Work From Heaven or Work From Hell” โดยมีคุณอุ้ม-สมบัติ งามเฉลิมศักดิ์ ผู้เชี่ยวชาญการออกแบบภายในสำนักงานและผู้ก่อตั้งพื้นที่ทำงาน Paperspace และคุณบี-อภิชาติ ขันธวิธี กรรมการผู้จัดการบริษัท คิว เจน คอนซัลแทนท์ จำกัด และเจ้าของเพจ HR – The Next Gen ร่วมแบ่งปัน

Online Session ของงาน Creative Talk Conference 2021
ในส่วนของหัวข้อ WFH : Work From Heaven or Work From Hell
โดยคุณบี-อภิชาติ ขันธวิธี และคุณอุ้ม-สมบัติ งามเฉลิมศักดิ์ (คนที่ 2 และ 3 นับจากด้านซ้ายไปขวาตามลำดับ)

เทรนด์ใหม่ของการทำงานกับ Hybrid Working 

รูปแบบการทำงานเป็นเรื่องที่มีวิวัฒนาการ ตั้งแต่ยุคอุตสาหกรรมที่แรงงานถูกย้ายสถานที่ทำงานจากไร่นาสู่โรงงานอุตสาหกรรม จากนั้นมีการแบ่งคนบางส่วนเข้ามาทำงานในตึกสำนักงาน และพัฒนาต่อมาจนเป็นรูปแบบออฟฟิศที่พนักงานนั่งอยู่ที่โต๊ะของตัวเองมีพาร์ติชันกั้นเพื่อความเป็นส่วนตัว ก่อนจะก้าวเข้าสู่ Activity Based Workplace ที่เน้นออกแบบพื้นที่ตามกิจกรรมการทำงานของพนักงาน

ทั้งหมดกำลังถูกทรานสฟอร์มอีกครั้งจากตัวเร่งปฏิกิริยาอย่าง COVID-19 โดยกูรูด้านออฟฟิศดีไซน์อย่างคุณอุ้ม-สมบัติ เล่าว่าปีที่ผ่านมาทุกองค์กรในโลกต้อง Set Zero ตัวเอง คนทำงานถูกบังคับให้ Work From Home กันนานนับเดือน พร้อมกับคำศัพท์เกิดใหม่อย่าง “Hybrid Working” หรือการให้ทางเลือกแก่พนักงานว่าเขาสามารถทำงานในสภาพแวดล้อมไหนได้ดีที่สุดนั่นเอง

“Hybrid Working คือการทำงานจากออฟฟิศผสมกับการทำงานที่ใดที่หนึ่งก็ได้ และอาจไม่ใช่แค่บ้านเพียงอย่างเดียว เพราะในความเป็นจริงบางคนทำงานจากที่บ้านไม่ได้ด้วยปัจจัยหลายอย่าง เช่น คอนโดเล็ก มีพ่อแม่ลูกเล็กอยู่ด้วย จึงเป็นสภาพแวดล้อมที่ทำให้นั่งทำงานที่บ้านไม่ได้ พวกเขาจึงต้องหาทางเลือกของการทำงานอาจเป็น Co-Working Space ที่ปลอดภัยหน่อย Serviced Office ที่มี Private Space หรือแม้แต่ Public Space” 

รูปแบบ Hybrid Working เปิดโอกาสให้ทุกคนได้ทำงานในสเปซของตัวเอง
ภาพจาก blog.prototypr.io

โลกเปลี่ยน การดีไซน์ออฟฟิศเปลี่ยน

Work From Home ช่วงเวลาดังกล่าวยังเป็นบทพิสูจน์ว่าคนสามารถทำงานที่ไหนก็ได้ และนั่นส่งผลให้การดีไซน์ออฟฟิศกำลังจะเปลี่ยนไป ซึ่งคุณอุ้มได้แจงให้เห็นภาพการออกแบบออฟฟิศต่อจากนี้ว่า

“ความหมายของออฟฟิศจะถูกตีความใหม่ ว่าวัตถุประสงค์ของออฟฟิศนั้นคืออะไร เช่น ออฟฟิศนี้ต้องการให้คนเข้ามาเพื่อทำ Town Hall, Team Building, Collaboration แปลว่าออฟฟิศนี้ไม่ต้องมีโต๊ะทำงานเลย โต๊ะทำงานคือคุณกลับไปทำที่บ้าน” 

โดยขั้นตอนการออกแบบพื้นที่สำนักงานนั้น พื้นฐานเดิมจะคำนวนจากพนักงาน 1 คน ต่อพื้นที่การทำงาน 10 ตารางเมตร นั่นหมายความว่า หากมีพนักงาน 100 คน เราควรมีพื้นที่ออฟฟิศ 1,000 ตารางเมตร อย่างไรก็ตาม ด้วยสถานการณ์ปัจจุบันที่สามารถ Remote Working ได้ ทำให้เราไม่สามารถใช้ตัวเลขพนักงานทั้งออฟฟิศมาคำนวนพื้นที่ใช้งานได้อีก 

“สมมติว่าบริษัทมีพนักงาน Remote Working จำนวน 50 เปอร์เซ็นต์ แสดงว่าเขาต้องการโต๊ะทำงานในออฟฟิศแค่ 50 เปอร์เซ็นต์ เราก็จะได้ 500 ตารางเมตร ไว้ตั้งหลักก่อน ต่อมาคืออยากได้อะไรอีก เช่น อยากได้ห้องประชุม เพราะประชุมเยอะมาก เราก็เพิ่มเข้าไปในเลย์เอ้าท์ สุดท้ายมันอาจจะจบที่ 700-800 ตารางเมตร ซึ่งไม่ใช่ 1,000 ตารางเมตร เหมือนเดิม”

คุณอุ้มยังเสริมด้วยว่างานดีไซน์ออฟฟิศต่อจากนี้ไปต้องทำให้ได้เหมือนการออกแบบบ้านที่ปรับฟังก์ชันตามผู้อยู่อาศัย กล่าวคือพนักงานมีลักษณะการทำงานอย่างไร การออกแบบพื้นที่ก็ต้องตอบโจทย์งานในลักษณะนั้น

เทรนด์การดีไซน์ออฟฟิศต่อจากนี้จะเน้นตอบโจทย์ลักษณะการทำงานของพนักงานมากขึ้น
ภาพจาก www.steelcase.com

ดีไซน์เพื่อประสบการณ์ที่ดีของคนทำงาน 

อีกจุดที่องค์กรไม่ควรมองข้ามคือการสร้างประสบการณ์ที่ดีในการทำงานเฉกเช่นการทำ Customer Experience ซึ่งสามารถต่อยอดไปถึง Performance ที่ดีขององค์กรได้ด้วย

คุณบี-อภิชาติ แชร์ให้ฟังว่า การออกแบบออฟฟิศใดๆ ก็ตามล้วนมีผลต่อประสบการณ์ของพนักงาน โดยงานวิจัยชิ้นหนึ่งพบว่ามี 6 ปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับ Employee Experience ประกอบด้วย Human, Structure, Leadership, Technology, Workplace และ Community ซึ่งองค์กรควรเข้าไปแทรกแซงบางอย่างเพื่อให้ทั้ง 6 ตัวนี้สามารถตอบโจทย์ได้ว่า Vision, Mission และเป้าหมายขององค์กรคืออะไร 

“ถ้าเราบอกว่า วันนี้สิ่งที่จะทำให้องค์กรไปถึงเป้าหมายได้ ต้องเป็นการทำงานแบบที่พนักงานต้องมี Collaboration ที่ดี ต้องทำงานร่วมกันอย่างดี เราต้องย้อนกลับมาดูว่าแล้วการออกแบบออฟฟิศนั้น ส่งเสริม Collaboration จริงหรือเปล่า 

ยกอีกหนึ่งตัวอย่างว่า พนักงานจำเป็นต้องพูดคุยกับลูกค้าผ่าน Conference แต่ออฟฟิศเราไม่มีห้องที่เหมาะเลย สิ่งที่เกิดขึ้นคือพนักงานจำเป็นต้อง Conference โดยที่นั่งใกล้ๆ กัน เสียงมันก็ตีกันไปหมด เพราะฉะนั้นการคุยของเรามันไม่มีประสิทธิภาพ สิ่งที่เกิดขึ้นต่อมาพนักงานจะรู้สึกว่า Burnout และสุดท้ายเราก็ไม่สามารถนั่งทำงานที่ออฟฟิศของเราได้ เราจะโฟกัสไม่ได้ และจากสถานการณ์ปัจจุบันที่ทำให้วิธีการทำงานเปลี่ยนจาก A เป็น B ทำให้เป็นอุปสรรคได้ เพราะพนักงานจะรู้สึกว่ามีข้อจำกัดเยอะไปหมดเลยกว่าจะทำให้งานประสบความสำเร็จได้” 

เริ่มต้นออกแบบออฟฟิศยุคใหม่ให้อยู่หมัด

สิ่งสำคัญในการเริ่มต้นออกแบบออฟฟิศแห่งอนาคต คุณบีแนะนำว่า ควรดูที่ธรรมชาติของงานก่อนว่ามีลักษณะใด แบบไหนมีข้อจำกัดที่ไม่สามารถนำงานกลับไปทำที่บ้าน เช่น ข้อจำกัดด้านเทคโนโลยีที่ใช้อยู่ ข้อมูลผูกติดอยู่กับตัวออฟฟิศ เหล่านี้จะทำให้แยกได้ว่าคนกลุ่มไหนที่เราสามารถจัดให้เขาอยู่หรือไม่อยู่ในออฟฟิศได้   

จากนั้นจึงพิจารณาเรื่องธรรมชาติของคนทำงาน ทั้งในแง่เพศ วัย ความพร้อมที่จะเข้าถึงเทคโนโลยี ฯลฯ เพื่อนำไปสู่การพัฒนาพนักงานให้เขาสามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ 

ในขณะเดียวกันต้องกลับไปดู Motivation ของพนักงานด้วย เพราะเวลาที่เราบอกว่า WFH หรือ Work From Anywhere ถ้าออกสตาร์ทโดยที่ไม่มองฝั่งพนักงานเลย ไม่ใช่พนักงานทุกคนที่พร้อม ไม่ใช่ทุกคนที่บ้านเขาจะมีห้องทำงาน เขาอาจจะใช้โต๊ะกินข้าวนั่งทำงานไปตลอด ซึ่งไม่สะดวกกับเขา รวมถึงปัญหาสุขภาพ ฉะนั้นสิ่งที่องค์กรทำได้คือทยอยให้ Benefit บางอย่าง Trade off บางอย่างเพื่อวัตถุประสงค์เดียวเลยคือ Performance ยังคงคุณภาพได้เหมือนเดิม” คุณบีกล่าว 

ในเรื่องนี้คุณอุ้มก็มีมุมมองคล้ายกัน นั่นคือการให้ความสำคัญกับพนักงานทุกระดับ โดยก่อนเริ่มดีไซน์ออฟฟิศ ควรจัดทำ Employee Survey เพื่อหาข้อจำกัด รวมถึง Motivation ของพนักงานทั้งในรูปแบบการทำงานที่บ้านและออฟฟิศ จากนั้นจึงเอาข้อมูลที่ได้จากผู้บริหาร (Top Down) มาแมทช์กับพนักงานปฏิบัติการ (Buttom Up) เพื่อค้นหาสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรนั้นๆ 

คุณอุ้มแนะนำเพิ่มเติมว่า “โจทย์สำคัญในการบริหารตอนนี้เลยคือการดู Sizing ที่เหมาะสมขององค์กรควรเป็นอย่างไร พนักงานประจำที่ต้องอยู่ออฟฟิศเลยจริงๆ มีเท่าไร พนักงานที่สามารถ Move in Move out ได้มีกี่เปอร์เซ็นต์ แล้วพนักงานที่เราจะจ้างแบบฟรีแลนซ์ ทำงานข้างนอกแล้วส่งงานมาให้เราจะต้องมีพื้นที่ตรงนี้เท่าไหร่ ทั้งหมดนี้ต้องนำมาประเมินด้วย”

สร้างประสบการณ์การทำงานที่ดีให้พนักงานเพื่อลดสภาวะ Burnout
ภาพจาก www.steelcase.com

สรุปดีไซน์ออฟฟิศอย่างไร ให้ WFH คือ Heaven 

คีย์ในการดีไซน์ออฟฟิศให้เป็นสวรรค์สำหรับคนทำงานประกอบด้วย 2 ประเด็น กล่าวคือ

1.) องค์กรต้องดีไซน์ประสบการณ์ให้เหมาะสมกับลักษณะของคนทำงาน และทำให้พวกเขารู้สึกพึงพอใจ และ

2.) ต้องเป็นออฟฟิศที่ทำให้พนักงานรู้สึกว่าเมื่อพวกเขาเข้ามาทำงานแล้วสามารถทำงานที่ดีที่สุดของเขาได้ และมีทางเลือกที่จะนั่งทำงานที่ใดก็ได้เพื่อให้ผลงานออกมาดีที่สุด

หรือสรุปรวมง่ายๆ ว่า “Right Place For The Right Activity” นี่แหละที่จะเป็น Work From Heaven สำหรับคนทำงาน